Representantskapets forretningsorden

Fastsatt av representantskapet 11. desember 2003 med senere endringer, sist 8. desember 2016.

Tekst i kursiv er sitater fra sentralbankloven (sbl.).

§ 1 Representantskapets rolle og ansvar 

Bankens øverste organer er hovedstyret og representantskapet. Representantskapets rolle og ansvar er særlig regulert i sentralbanklovens § 5. Oppgavene omfatter også Norges Banks pensjonskasse, datterselskaper og fond.

Representantskapet skal føre tilsyn med bankens drift og med at reglene for bankens virksomhet blir fulgt. Representantskapet skal herunder føre tilsyn med at hovedstyret har tilfredsstillende styring og kontroll med bankens administrasjon og virksomhet, og med at det er etablert hensiktsmessige rutiner for å sikre at bankens virksomhet utøves i henhold til lov, avtaler, vedtak og rammeverk for øvrig. Tilsynet omfatter ikke hovedstyrets utøvelse av skjønnsmyndighet etter loven.

Representantskapet fastsetter bankens årsregnskap og vedtar etter forslag fra hovedstyret dens budsjett.

Representantskapet avgir uttalelse om hovedstyrets protokoller, tilsynet med banken og saker som det forelegges av hovedstyret.

Representantskapet fastsetter nærmere regler for bankens lån til ansatte.[1]

Representantskapets tilsyn bygger på en vurdering av risiko og vesentlighet. Tilsynet kan være dokumentbasert og/eller gjennomføres ved egne undersøkelser. Det dokumentbaserte tilsynet omfatter blant annet gjennomgang av hovedstyrets protokoller og behandling av saker framlagt av hovedstyret. Representantskapet kan anmode om framleggelse av dokumentasjon og redegjørelser fra hovedstyret og utføre egne undersøkelser og utredninger. Normalt gjennomføres slike prosjekter av tilsynssekretariatet. Det fastsettes en tilsynsplan hvert år som omhandler representantskapets samlede tilsyns- og kontrolloppgaver.

Representantskapet kan fastsette nærmere retningslinjer innenfor sine spesifikke ansvarsområder, se vedlegg.

Det følger av sentralbankloven at tilsynet ikke omfatter hovedstyrets utøvelse av sin skjønnsmyndighet etter loven.[2] Det generelle tilsynet med Norges Banks drift vil imidlertid omfatte organisasjonen og prosessene som er etablert, og som skal gi et grunnlag for skjønnsutøvelsen.

§ 2 Medlemmer og varamedlemmer

Representantskapet består av femten medlemmer valgt av Stortinget for fire år. Dersom et medlem trer ut i løpet av valgperioden, kan Stortinget velge nytt medlem for gjenværende del av valgperioden.

Hvert annet år trer vekselvis syv og åtte medlemmer ut. Blant medlemmene velger Stortinget leder og nestleder for to år. Gjenvalg av medlemmer kan skje for en samlet periode av tolv år.[3]

Til representantskapet velger Stortinget to varamedlemmer.[4]

Det velges første og andre varamedlem for fire år.

§ 3 Representantskapets utvalg (Den faste komité)

Representantskapet kan blant sine medlemmer oppnevne utvalg til å forberede saker for representantskapsbehandling.[5]

Representantskapet fastsetter mandat for sine utvalg.

Representantskapet har oppnevnt Den faste komité. Komiteen velges i konstituerende møte i representantskapet og består av fem medlemmer med personlige varamedlemmer. Representantskapets leder og nestleder er leder og nestleder i komiteen.

Den faste komité med bistand fra tilsynssekretariatet forestår saksforberedelsen og kommer med forslag til innstilling. Det føres protokoll fra møtene. Vesentlige momenter fra behandlingen følger sakene.

§ 4 Innsynsrett

Representantskapet har rett til innsyn i alle bankens anliggender og kan foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for sine oppgaver etter loven.[6]

Representantskapet vurderer behovet for informasjon og relevansen for tilsynet. Innsynet kan være begrenset av bestemmelser i andre lover.

§ 5 Offentlighet og taushetsplikt

Utsendte saksdokumenter er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven § 14 om organinterne dokumenter med mindre annet framgår av dokumentet. Godkjente protokoller er offentlige etter offentlighetslovens regler. Protokollering av taushetsbelagte opplysninger eller opplysninger som av andre grunner kan unntas offentlighet, skal i utgangspunktet fjernes før offentliggjøring.

Repre­sen­tant­skapets leder, eller den som leder utpeker, uttaler seg utad på vegne av representantskapet.

Representantskapsmedlemmer skal undertegne taushetserklæring, og plikter å hindre at noen får adgang eller kjennskap til det de som representantskapsmedlemmer får vite om bankens eller andres forretningsmessige forhold eller om noens personlige forhold.[7] 

Unntak fra taushetsplikt om opplysninger om Norges Banks forretningsmessige forhold avgjøres av representantskapets leder i saker som tilligger representantskapet og som ikke berører hovedstyrets virksomhets- og ansvarsområder. Unntak for øvrige forhold må avgjøres i samråd med sentralbanksjefen.[8]

§ 6 Møter

Lederen for representantskapet innkaller representantskapet til møte så ofte det ansees ønskelig, eller når minst fem medlemmer eller hovedstyret krever det.[9]

Representantskapet fastsetter plan for sine møter for minst 12 måneder framover.

Møtet ledes av representantskapets leder. Nestleder har møteledelsen i leders fravær. Hvis både leder og nestleder er fraværende, velges det en setteleder.

Varamedlemmer møter fast i møtene og har rett til å uttale seg. Henholdsvis første og andre varamedlem tiltrer representantskapet som ordinært medlem ved forfallstilfeller eller når et medlem ikke kan fungere av andre grunner (for eksempel ved inhabilitet).

Representantskapet gjennomfører konstituerende møte annethvert år.

Det kan også unntaksvis avholdes fjernmøte ved hjelp av videokonferanse eller tilsvarende som reelt erstatter formålet med fysiske møter.

Utenom de regulære møtene kan det holdes fagseminarer og studiereiser med sikte på å forberede saksbe­hand­ling og generell kompetanseutvikling.

Representantskapets leder skal holde representantskapet orientert om eventuell dialog med Norges Bank, myndigheter eller andre eksterne kontakter.

§ 7 Beslutningsmyndighet

Representantskapets vedtak fattes i møte ved avstemming. Skriftlig avstemming gjennom­føres når noen krever det. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at mer enn halvparten av de stemmeberettigede stemmer for forslaget.[10]

Sentralbanksjef, direktør for tilsynssekretariatet eller andre som fremmer en sak, kan trekke denne tilbake dersom representantskapet ikke motsetter seg dette.

§ 8 Habilitet

Forvaltningslovens regler om habilitet gjelder for representantskapets arbeid.

Representantskapet kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når vedkom­mende ønsker det av personlige grunner, og det foreligger et inhabilitetsliknende forhold. Det enkelte medlem skal varsle representantskapets leder eller tilsynssekretariatet så snart som mulig etter mottakelse av saksdokumentene dersom vedkommende kan komme i en inhabi­li­tetssituasjon. Foreligger inhabilitetsgrunn, skal den det gjelder ikke delta i behandlingen av saken og så vidt mulig ikke motta saksdokumentene.

§ 9 Delegasjon

Når særlig hensyn gjør det ønskelig, kan representantskapet delegere til lederen for represen­tantskapet å treffe avgjørelse i saker som hører under representantskapet.[11]

Lederen kan avgjøre en sak som hører under representantskapet når det er nødvendig at vedtak treffes, og det ikke er tid eller anledning til å sammenkalle representantskapet. Denne myndigheten kan ikke delegeres videre. Vedtaket skal legges fram for representantskapet så snart råd er.

§ 10 Annen deltakelse i representantskapets møter

Om ikke representantskapet bestemmer noe annet for det enkelte tilfellet, kan hovedstyrets medlemmer være til stede og uttale seg på møter i representantskapet. De ansattes medlemmer i hovedstyret kan være til stede og uttale seg på møter i representantskapet ved behandlingen av administrative saker. Sentralbanksjefen og visesentralbanksjefene skal være til stede, med mindre representantskapet bestemmer noe annet, eller det foreligger gyldig forfall.[12]

Sentralbanksjefen og visesentralbanksjefene har anledning til å ta med fagper­soner etter behov. Hovedstyrets medlemmer er normalt ikke til stede under behandling av saker som gjelder representantskapets eller tilsynssekretariatets administrative forhold. Representantskapet kan anmode om at øvrige medlemmer av hovedstyret er til stede i enkeltsaker.

Ved behandlingen av administrative saker i representantskapet kan de ansattes representanter fra hovedstyret være til stede og uttale seg. Representantskapet kan i tillegg beslutte at de ansattes representanter kan være til stede i øvrige saker.

Om ikke representantskapet bestemmer noe annet, er direktøren for tilsynssekretariatet til stede og har anledning til å ta med fagpersoner etter behov.

Tillitsvalgte og/eller verneombud i tilsynssekretariatet har møterett i representantskapet i relevante administrative saker.

Ekstern revisor har rett til å være til stede ved behandling av Norges Banks årsregnskap og revisors rapportering og kan innkalles etter behov.

§ 11 Saksdokumenter

Saksdokumenter består av sakliste og saksframlegg og distribueres normalt seks dager før møtet. Representantskapet kan begrense distribusjon av interne og administrative saker i representantskapet og tilsynssekretariatet.  

Saksframlegg skal skje skriftlig, men kan i spesielle tilfeller legges fram muntlig.

Saksframlegg gis fortløpende nummer innenfor et år og består av:

  • protokoller fra representantskapet og Den faste komité
  • protokoller og saker fra hovedstyret
  • faglige og administrative saker fra tilsynssekretariatet
  • administrative saker vedrørende representantskapet og Den faste komité
  • saker fra ekstern revisor
  • saker fra styret i tilknyttede virksomheter
  • saker fra medlemmer i representantskapet

Representantskapet kan beslutte å behandle saker som legges fram i møtet og ikke er oppført på saklisten.

Dokumenter kan oversendes til orientering sammen med saksdokumentene, men behandles ikke i møtene.

§ 12 Protokoll

Det føres protokoll over forhandlingene.[13] Protokollen skal angi møtedato og hvem som er til stede. Det skal framgå dersom et medlem ikke har deltatt i behandlingen av saker og når et varamedlem har tiltrådt. Videre angis hvem som er til stede fra hovedstyret. Som et supplement til protokollen utarbeides en oversikt over hvem som er til stede fra administrasjonen, tilsynssekretariatet og ekstern revisor.

Representantskapet fatter konkret vedtak i en sak. I protokollen beskrives også normalt hovedmomenter fra representantskapets drøftinger. Et medlem kan kreve protokolltilførsel. Resultatet av avstemninger skal protokolleres.

Til hver enkelt sak skal protokollen inneholde:

  • oversikt over sakspapirer som er utsendt på forhånd
  • oversikt over sakspapirer som er omdelt i møtet
  • henvisning til innledninger holdt i møtet
  • vedtak som er fattet

Protokollen legges fram som sak og godkjennes på det etterfølgende møtet. Godkjent protokoll kan bare endres etter ny behandling i møte. Godkjente protokoller sendes Riksrevisjonen[14] og offentliggjøres.

§ 13 Norges Banks budsjett

Hovedstyret skal hvert år utarbeide forslag til budsjett for kommende driftsår. Budsjettet vedtas av representantskapet og meddeles departementet.[15]

Representantskapets oppgave er å påse at hovedstyret har tilfredsstillende styring av og kontroll med bankens ressursbruk, og at ressursbruken i Norges Bank er forsvarlig og kostnadseffektiv. Budsjettet omfatter også en ramme for driftskostnader i operative datterselskaper.

Representantskapet fastsetter Norges Banks budsjettreglement og krav til intern regn­skapsmessig rapportering i forhold til budsjettet.

§ 14 Norges Banks årsberetning, årsregnskap og perioderegnskaper

Hovedstyret skal hvert år utarbeide årsberetning og årsregnskap. Årsregnskapet fastsettes av representantskapet.

Norges Bank er regnskapspliktig etter regnskapsloven og bokføringspliktig etter bokførings­loven. Kongen kan i forskrift fastsette særskilte regler om årsregnskap, årsberetning og bokføring for banken som utfyller eller fraviker bestemmelsene i eller i medhold av regnskapsloven og bokføringsloven.

Årsberetningen, det reviderte årsregnskapet, revisjonsberetningen og representantskapets vedtak om fastsettelse av årsregnskapet sendes departementet for å forelegges Kongen og meddeles Stortinget.[16]

Finansdepartementet har fastsatt en egen årsregnskapsforskrift for Norges Bank gjeldende fra regnskapsåret 2011. Forskriften regulerer blant annet plikten til å utarbeide kvartalsregnskaper og krav til internasjonale regnskapsstandarder som skal benyttes.[17]

Årsregnskapet revideres av ekstern revisor, som avgir revisjonsberetning til representantskapet. Representantskapet fastsetter regnskapet og godkjenner hovedstyrets forslag til disponering av totalresultatet etter retningslinjer fastsatt av Kongen.[18]

§ 15 Representantskapets rapportering til Stortinget

Meddelelse fra departementet til Stortinget om virksomheten i Norges Bank skal finne sted minst én gang hver stortingsperiode, og oftere dersom særlige forhold tilsier det.[19]

I sentralbankloven § 30 fjerde ledd reguleres representantskapets rapportering om tilsynet med Norges Bank. Lovhenvisningene gjelder sentralbankloven.

Representantskapet skal minst én gang årlig legge fram for Stortinget sin uttalelse om hovedstyrets protokoller og tilsynet med banken, jf. § 5 fjerde ledd femte punktum. Gjenpart av uttalelsen sendes departementet. Uttalelsen om tilsynet med banken skal minst inneholde:

  1. en redegjørelse for hvordan tilsynet med banken har vært organisert,
  2. en redegjørelse for gjennomførte tilsynsaktiviteter og representantskapets prioriteringer i det videre tilsynsarbeidet, 
  3. en redegjørelse for tilsynet med bankens kapitalforvaltning,
  4. representantskapets vurdering av hovedstyrets styring og kontroll med bankens administrasjon og virksomhet, jf. § 5 tredje ledd annet punktum,
  5. en redegjørelse for representantskapets arbeid med vedtakelse av bankens budsjett og fastsettelse av regnskap, jf. § 5 fjerde ledd annet punktum,
  6. eventuelle særlige merknader som tilsynet måtte gi grunnlag for.

Tilsynssekretariatet og Den faste komité utarbeider et utkast til representantskapets rapport til Stortinget. Det gjennomføres en prosess som skal ivareta medlemmenes muligheter for drøfting og innspill.

§ 16 Medlemmenes godtgjørelse

Medlemmenes godtgjørelse fastsettes av Stortinget.[20]

Medlemmenes godtgjørelse reguleres hvert annet år av Stortinget. Godtgjørelse for tap i inntekt knyttet til representantskapets møter kan dekkes etter regelverk fastsatt av representantskapet.

Refusjon av utgifter følger statens regulativ om ikke representantskapet har fattet særskilt vedtak.

§ 17 Representantskapets budsjett

Representantskapet fastsetter separat budsjett for sin virksomhet, tilsynssekretariatet og  ekstern revisor. Det fastsatte budsjettet innarbeides i Norges Banks totale årsbudsjett.

§ 18 Representantskapets tilsynssekretariat

Representantskapet skal ha et sekretariat.[21]

Tilsynssekretariatet er uavhengig av Norges Banks hovedstyre og administrasjon. Representantskapet har styringsretten overfor ansatte i tilsynssekretariatet, ansetter direktør for tilsynssekretariatet og fastsetter direktørens stillingsinstruks og betingelser.[22]

Representantskapet fastsetter instruks og rammeverk for tilsynssekretariatet og vedtar planer, budsjett og regnskap.

Tilsynssekretariatet skal utføre tilsyns- og kontrolloppgaver på vegne av representantskapet, forvalte avtalen med ekstern revisor og utføre saksforberedelser og sekretariatsfunksjoner. Det skal også koordinere dialogen mellom Norges Bank, ekstern revisor og Riksrevisjonen.

Tilsynssekretariatet arbeider og rapporterer etter en årlig tilsynsplan vedtatt av representantskapet, og kan engasjere ekstern revisor eller annen fagekspertise for å utføre spesifikke tilsynsoppgaver.

Det utarbeides årlig en oppsummering av tilsynsarbeidet til representantskapet.

Direktøren er faglig og administrativt ansvarlig for gjennomføring av tilsynssekretariatets oppgaver i henhold til instruks og rapporterer til representantskapet. Direktøren har ansvar for organisering og ansettelse av medarbeidere, har personalansvar og fastsetter betingelser innenfor rammer fastsatt av representantskapet. Endringer med vesentlig betydning for tilsynssekretariatets ansatte forelegges representant­ska­pet.

Representantskapets leder gjennomfører oppfølgingssamtale med direktøren minimum en gang årlig.

§ 19 Ekstern revisor

Representantskapet skal velge én eller flere revisorer og godkjenne revisors godtgjørelse, jf. sentralbankloven § 30 a.[23]

Norges Banks  årsregnskap skal revideres av en statsautorisert revisor i et ledende revisjonsselskap med tilknytning til et større internasjonalt nettverk. Revisorloven regulerer ekstern revisors rettigheter og plikter for revisjonen av Norges Banks regnskap. Det skal inngås en engasjementsavtale. Engasjements­avtalen forvaltes av tilsynssekretariatet som også vil være bindeledd i dialogen mellom representantskapet og ekstern revisor. Tilsynssekretariatet følger løpende opp habilitetsspørsmål, sikkerhetsgodkjenning og budsjett. Representantskapet kan fastsette utfyllende bestemmelser.

Ekstern revisor legger årlig fram en plan og et budsjett for den finansielle revisjonen av Norges Bank. Representantskapet holdes orientert om vesentlige endringer i planen gjennom året. Revisor utarbeider revisjonsberetning og årlig brev til representantskapet.

§ 20 Representantskapets myndighet når det gjelder Norges Banks hel- eller deleide selskaper

Hovedstyret kan bestemme at virksomhet som ledd i forvaltningen av Statens pensjonsfond utland (SPU), jf. lov 21. desember 2005 nr. 123 om Statens pensjonsfond § 2 annet ledd, skal utøves av selskap som banken helt eller delvis eier. Hovedstyret representerer banken som eier i slike selskaper.[24]

Representantskapet kan etter forslag fra hovedstyret bestemme at produksjon av pengesedler og mynter eller annen forretningsmessig virksomhet som faller inn under denne loven, skal utøves av selskap som banken helt eller delvis eier. Hovedstyret representerer banken som eier i slike selskaper. Representantskapet fører tilsyn med slike selskaper,og med selskaper som nevnt i tredje ledd, og har rett til å kreve de opplysninger fra selskapets daglige leder, styret og den valgte revisor som er nødvendige for tilsynet. I den utstrekning det er nødvendig, kan representantskapet selv foreta undersøkelser i selskapet. Representantskapet skal varsles før generalforsamlingen i selskapene og har rett til å være til stede på generalforsamlingen.[25]

Hovedstyret har et løpende ansvar for å styre og føre kontroll med Norges Banks engasjement og utøvelse av eierrolle og eventuell kunderolle i disse selskapene. Representantskapet førertilsyn med hovedstyrets utøvelse av disse oppgavene.

Leder og nestleder av representantskapet, eller den de utpeker, har fullmakt til å være til stede på generalforsamlinger.

For selskaper som Norges Bank eier i forbindelse med forvaltningen av Statens pensjonsfond utland, er det opprettet egne retningslinjer for tilsyn og kontroll. Omfanget av tilsynet med slike selskaper vil være avhengig av eierandel og selskapskonstruksjon.

§ 21 Norges Banks pensjonskasse

Norges Banks pensjonskasse er regulert av forsikringsvirksomhetsloven, og Finanstilsynet fører tilsyn med virksomheten.

Hovedstyret har ansvar for pensjonsavtalen mellom Norges Bank og pensjonskassen, hvilket innbefatter selve pensjonsordningen for bankens ansatte. Representantskapet fører tilsyn med hovedstyrets oppfølging av pensjonsordningen.

Representantskapets tilsyn skjer i første rekke gjennom å få lagt fram til orientering pensjonskassens vedtekter, pensjonsav­tale mellom pensjonskassen og Norges Bank samt årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning. Det kan be om særskilte opplysninger eller redegjørelser fra pensjonskassen, herunder om vesentlig korrespondanse med Finanstilsynet.

Representantskapet oppnevner revisor for pensjonskassen og inngår engasjementsavtale. Saker av viktighet for Norges Banks pensjonsordning forelegges representantskapet før hovedstyret beslutter endringer i pensjonsavtalen.

 § 22 Forvaltning av Statens pensjonsfond utland

Representantskapets tilsyn, som er regulert i sentralbankloven § 5, gjelder tilsvarende for Statens pensjonsfond utland. Videre fører representantskapet tilsyn med at forvaltningen av Statens pensjonsfond utland gjennomføres og rapporteres innenfor mandat gitt av Finansdepartementet.

Representantskapet godkjenner ressursbruk i tilknytning til forvaltningen av Statens pensjonsfond utland i årlig budsjettvedtak for Norges Bank. Kostnader dekkes innenfor en årlig ramme fastsatt av Finansdepartementet. Oppfølgingen av ressursbruken skjer gjennom intern resultatrapportering.

Det er etablert retningslinjer for informasjonsutveksling og koordinering av revisjon og tilsyn mellom Riksrevisjonen og Norges Banks representantskap vedrørende Statens pensjonsfond utland. Tilsynssekretariatet skal bidra til at det etableres en hensiktsmessig dialog mellom Riksrevisjonen, ekstern revisor og Norges Bank. 

 § 23 Representantskapets strategi og egenevaluering

Representantskapet fastsetter treårige strategier for sin virksomhet. Årlig egenevaluering gjennomføres.

 

Fotnoter:

  1. sbl. § 5, jf.§ 23
  2. sbl. § 5 fjerde ledd
  3. sbl. § 7 første og andre ledd
  4. sbl. § 9
  5. sbl. § 7 fjerde ledd
  6. sbl. § 5 fjerde ledd
  7. sbl. § 12
  8. Jf. sak 2011/84 om representantskapet i Norges Bank og unntak fra taushetsplikt
  9. sbl. § 7 femte ledd første punktum
  10. sbl. § 7 femte ledd andre punktum
  11. sbl. § 7 fjerde ledd
  12. sbl. § 7 sjette ledd
  13. sbl. § 7 femte ledd
  14. Jf. Instruks for Riksrevisjonens virksomhet, § 12
  15. sbl. § 29
  16. sbl. § 30 første, andre og tredje ledd
  17. Forskrift om årsregnskap mv. for Norges Bank fra 2011
  18. Retningslinjer for disponering av totalresultatet til Norges Bank fastsatt 6. desember 2002
  19. sbl. § 30 tredje ledd andre punktum
  20. sbl. § 7
  21. sbl. § 5 tredje ledd
  22. Ot. prp. nr. 58 (2008-2009): «(…) På denne bakgrunn vil departementet foreslå et nytt § 5 tredje ledd femte punktum hvor det framgår at representantskapet skal ha et sekretariat. Representantskapet vil ha kompetanse til å ansette sekretariatets leder og til å fastsette dets faglige, ressursmessige og administrative vilkår. Departementet finner ikke grunn til å la dette framgå av loven.»
  23. sbl. § 5
  24. sbl. § 5 tredje ledd
  25. sbl. § 5 sjette ledd
Publisert 31. januar 2017 15:10